eConnect là một tổ chức kết nối kinh doanh hiệu quả do Công ty eSmart thành lập cho các thành viên là doanh nghiệp trong cộng đồng eSmart connect và mở rộng ra các thành viên từ cộng đồng doanh nghiệp bên ngoài. Nhiệm vụ cụ thể của từng ban như sau:

1. Chủ tịch eConnect

– Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh và định hướng chung

– Tổ chức thực hiện các quyết định từ Công ty eSmart, chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của eConnect

– Ban hành quy chế, điều lệ hoạt động cho eConnect

– Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý eConnect trong quá trình hoạt động nếu có thay đổi

– Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các Ban được thành lập trong hệ thống eConnect

– Các quyền và nhiệm vụ khác theo chỉ đạo chung từ Ban Lãnh Đạo eSmart đến eConnect

2. Ban Quản trị

2.1. Nhiệm vụ của Người Điều Phối

• Chịu trách nhiệm lập kế hoạch triển khai theo từng giai đoạn cho eConnect
• Điều phối các hoạt động chung của eConnect, kết nối giữa Ban Quản Trị eConnect và Ban Điều Hành Connect.
• Đảm bảo đạt được các mục tiêu hiện tại và tương lai của eConnect như mong đợi của Chủ Tịch về số lượng Connect, chất lượng buổi sinh hoạt, phát triển eConnect và các hoạt động khác.
• Kết nối các cộng sự để để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất theo chỉ đạo của Chủ Tịch Connect.

2.2. Thư ký – Khách mời

• Quản lý hệ thống lưu đồ hệ thống mời khách hàng gia nhập eConnect
  Tổ chức và lưu trữ các giấy tờ, tài liệu; sử dụng hệ thống quản lý để duy trì và cập nhật thông tin Connect & thành viên.
• Lập kế hoạch và tham dự các cuộc họp tuần từ Connect (trong 2 tháng đầu tiên), lập chương trình nghị sự và lập biên bản cuộc họp.
• Tổ chức, sắp sếp phòng họp và phòng hội nghị cho các Connect – Ghi lại nhật ký, sổ sách từ buổi họp các Connect.
• Liên lạc với Ban Điều Hành Connect giải quyết các công việc theo yêu cầu từ Người Điều Phối.
• Quản lý và duy trì ngân sách.
• Sắp xếp các sự kiện nội bộ và bên ngoài theo yêu cầu Người Điều Phối
  Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Chủ Tịch eConnect.

2.3. Host

• Tham gia dẫn dắt toàn bộ nội dung các buổi họp đầu tiên của các Connect và các buổi họp quan trọng do eConnect tổ chức.
• Triển khai và kiểm soát nội dung trao đổi suốt buổi dẫn.
• Kiểm soát không gian để dung hòa giữa sự điều phối từ eConnect và hoạt động tự do của các Connect riêng, giữ được thế cân bằng và luôn chủ động trong mọi tình huống suốt buổi họp.
• Kiểm soát thời gianChịu trách nhiệm đặt câu hỏi để có thể khai thác thông tin từ những Connect, lắng nghe và khích lệ khi họ phát biểu.
• Kỹ năng xử lý tình huống trước các vấn đề bất ngờ phát sinh.

3. Connect

3.1. Trưởng Connect:

– Số lượng: 1 người, do các thành viên bầu chọn 6 tháng/lần

– Nhiệm vụ:

• Lên lịch hoạt động chung và duy trì hoạt động đều đặn cho nhóm
• Định hướng phát triển và mở rộng networking cho nhóm
• Trực tiếp kết nối để cập nhật thông tin/hoạt động/ưu đãi chính thức từ Ban Điều Hành eConnect

3.2. Ban Điều hành connect

– Số lượng: ít nhất 1 người, do các thành viên bầu chọn 6 tháng/lần và được quyền bổ sung thành viên bất cứ lúc nào (việc bổ sung phải được các thành viên Connect thông qua).

– Nhiệm vụ:

• Điều phối sinh hoạt định kỳ (Tuần) trong Connect; Phát triển networking cho các thành viên thông qua các sự kiện và hoạt động mở rộng.
• Kiểm tra, duy trì và phát triển các cơ hội được trao đều đặn giữa các thành viên; báo cáo số cơ hội được trao trong tuần, doanh số từ các cơ hội mang lại trong cuộc họp định kỳ.
• Quản lý ngân sách hoạt động của Connect, báo cáo cho Chủ tịch & các thành viên trong buổi họp định kỳ tuần/tháng;

3.3. Ban Thành viên connect

– Số lượng: ít nhất 1 người

– Nhiệm vụ:

• Hiện diện và tham gia vào các cuộc họp định kỳ, là cầu nối cho các thành viên và khách mời trong Connect.
• Đánh giá hoạt động của từng thành viên trong cuộc họp định kỳ, tuyên dương thành viên xuất sắc (trao nhiều cơ hội, đóng góp nhiều ý kiến sáng tạo, …).
• Lên kế hoạch duy trì và mở rộng quy mô cho Connect; chọn lọc các đăng ký tham gia.
• Ghi nhận và đánh các ý kiến đóng góp từ thành viên, giải quyết xung đột phát sinh giữa các thành viên dựa trên phương châm hoạt động “ôn hòa – cùng nhau phát triển”.
• Cung cấp các biểu mẫu chung về quy định, điều lệ và thủ tục hướng dẫn đăng ký gia nhập Connect cho thành viên mới.
• Báo cáo hoạt động cho Chủ tịch & các thành viên trong buổi họp định kỳ tuần/tháng;